Die KI-Beleganalyse in Billedly kann dir viel Zeit sparen – wenn du sie richtig nutzt. Hier sind 5 praktische Tipps aus der Praxis, mit denen du das Maximum herausholst.
Sofort fotografieren lohnt sich
Der wichtigste Tipp: Mach das Foto direkt nach dem Kauf! Nutze einfach die Handy-Kamera, achte auf gute Beleuchtung und fotografiere den Beleg gerade und vollständig. Am besten lädst du das Foto gleich hoch, solange du noch daran denkst.
Warum das so gut funktioniert? Du vergisst nichts mehr und die Belege sammeln sich nicht auf deinem Schreibtisch. Keine verlorenen Quittungen, keine unleserlichen Kassenzettel nach Wochen.
Die Foto-Qualität macht den Unterschied
Gute Fotos haben den Beleg vollständig im Bild, ausreichend Licht, lesbare Schrift und keine störenden Schatten oder Reflexionen. Vermeide abgeschnittene, zu dunkle oder unscharfe Bilder und achte darauf, dass stark gefaltete Belege glatt sind.
Die KI kann nur so gut arbeiten wie das Material, das du ihr gibst. Ein scharfes, gut beleuchtetes Foto wird fast immer perfekt erkannt.
Kategorien verstehen und nutzen
Die KI erkennt automatisch die wichtigsten Kategorien: Büromaterial wie Stifte und Software, Bewirtung (Restaurant und Kaffee - aber Achtung, nur 70% absetzbar!), Reisekosten für Taxi und Hotel, Software-Abonnements und Fortbildungskosten.
Tipp: Kontrolliere die Kategorisierung kurz und korrigiere wenn nötig. Die KI lernt aus deinen Korrekturen und wird mit der Zeit immer besser.
Regelmäßigkeit zahlt sich aus
Lade am besten wöchentlich alle gesammelten Belege hoch - zum Beispiel jeden Freitag. So behältst du den Überblick über deine monatlichen Ausgaben und hast nie einen riesigen Berg von Belegen vor dir.
Mobile Nutzung ist der Game-Changer
Das Handy macht den entscheidenden Unterschied: Beleg fotografieren, Billedly öffnen, Foto hochladen, KI analysiert automatisch - fertig in 30 Sekunden! Perfekt für Geschäftsreisen und unterwegs. Keine Zettelwirtschaft mehr, alles digital und durchsuchbar.
Stell dir vor: Du bist beim Kunden, kaufst auf dem Rückweg Büromaterial, fotografierst den Beleg, öffnest Billedly, lädst hoch - die KI erkennt "Büromaterial, 15,99€", du kontrollierst kurz und speicherst. Fertig in 30 Sekunden!
Mit der richtigen Nutzung sparst du pro Woche mindestens 1 Stunde Papierkram. Das sind über 50 Stunden im Jahr – Zeit, die du viel besser für dein Geschäft nutzen kannst.